Die E-Rechnung kommt: Alles, was Du jetzt wissen musst

Die Digitalisierung macht auch vor der Rechnungsstellung keinen Halt. Mit der Einführung der E-Rechnung steht ein bedeutender Wandel bevor, der vor allem eines verspricht: effizientere und nachhaltigere Prozesse. Seit dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnung für viele Unternehmen zur Pflicht. Aber keine Sorge – wir erklären Dir, was das genau bedeutet und wie Du dich optimal auf die elektronische Rechnungsstellung vorbereiten kannst.

1. Was steckt eigentlich hinter der E-Rechnung?

Die E-Rechnung – das klingt erstmal kompliziert, ist aber im Grunde ganz simpel: Statt Rechnungen in Papierform oder als PDF zu versenden, wird ein strukturiertes elektronisches Format genutzt. Das Besondere daran? Die Rechnungsdaten lassen sich direkt mit Buchhaltungsprogrammen einlesen und weiterverarbeiten.
Schluss mit fehleranfälligem Abtippen oder ewiger Zettelwirtschaft!

Seit dem 1. Januar 2025 gelten nur noch Rechnungen, die den Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 entsprechen - als “echte” elektronische Rechnungen. Klassische PDFs oder andere Bildformate wie JPG fallen raus – sie werden nur noch als “sonstige Rechnungen” akzeptiert.

2. Wen betrifft die E-Rechnung wirklich?

Seit Januar 2025 betrifft die E-Rechnung alle Unternehmen, die im B2B-Bereich tätig sind – also alle, die mit anderen Unternehmen Geschäfte machen. Auch der Empfang der Rechnung in elektronischer Form muss gewährleistet sein.

Rechnungssteller und Rechnungsempfänger müssen dabei sicherstellen, dass ihre Systeme kompatibel sind, um ordnungsgemäße Rechnungen zu übermitteln und zu empfangen. Auch Kleinunternehmer sollten sich darauf vorbereiten, elektronische Rechnungen empfangen zu können.

3. Warum Du mit der E-Rechnung so richtig durchstarten kannst

Du fragst dich, warum Du dich mit der E-Rechnung anfreunden solltest? Fragen und Antworten zur elektronischen Rechnungsstellung helfen dir dabei. Hier ein paar handfeste Vorteile:

• Schneller und einfacher: Rechnungen werden direkt verarbeitet – das spart dir Zeit und Nerven, da die E-Rechnung automatisch übermittelt und empfangen wird.
• Geringere Kosten: Druck, Porto und Papier? Alles Vergangenheit!
• Nachhaltig: Weniger Papierverbrauch = besser für die Umwelt.
• Fehlerfrei: Automatisierte Prozesse sorgen für weniger Fehler.
• Ordnungsgemäße Rechnung: Die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben ist gewährleistet.

4. XRechnung oder ZUGFeRD: Welches Format passt besser zu Deinem Business?

In Deutschland gibt es zwei Standards für die E-Rechnung:

• XRechnung: Pflicht für öffentliche Auftraggeber. Es ist ein reines XML-Format, das speziell für die elektronische Datenübermittlung entwickelt wurde und die Verarbeitung ermöglicht.
• ZUGFeRD: Kombiniert ein PDF-Dokument mit einem XML-Datensatz. Perfekt, wenn du Deinen Geschäftspartnern die Wahl lassen willst, wie sie die Rechnung verarbeiten.

5. So machst Du Dich bereit für die E-Rechnung

Damit Du seit 2025 fit für die E-Rechnungspflicht bist, solltest Du die folgenden Schritte beachten:

• System checken: Ist Deine Buchhaltungssoftware bereit, Rechnungen im strukturierten elektronischen Format zu erstellen und zu verarbeiten?
• Partner informieren: Mach deine Kunden und Lieferanten darauf aufmerksam, dass Du ab 2025 nur noch elektronische Rechnungen übermitteln wirst.
• Schulungen organisieren: Mache ein Team mit den neuen gesetzlichen Anforderungen vertraut.
• Gesetzliche Vorgaben einhalten: Rechnungen müssen den Vorgaben der EN 16931 entsprechen, um als ordnungsgemäß zu gelten.
• Empfang sicherstellen: Stelle sicher, dass Du in der Lage bist, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

6. Alles, was Du zu den rechtlichen Grundlagen wissen musst

Die gesetzliche Grundlage für die elektronische Rechnungsstellung wird durch die EU-Richtlinie festgelegt. E-Rechnungspflicht ist im Wachstumschancengesetz verankert. Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Pflicht für alle Unternehmen, die Rechnungen im B2B-Bereich ausstellen oder empfangen. Auch der Empfang einer elektronischen Rechnung muss gewährleistet sein.

Für die XRechnung gelten dabei folgende Fristen:

• Ab 01.01.2025
  Pflicht zur Entgegennahme von E-Rechnungen für im Inland steuerbare Umsätze, wenn es sich bei den Beteiligten um inländische Unternehmen handelt (sog. B2B-Umsätze im Inland)
• Ebenfalls ab 01.01.2025
  Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen für im Inland steuerbare Umsätze möglich, wenn es sich bei den Beteiligten um inländische Unternehmen handelt (B2B-Umsätze im Inland)
• Ab 01.01.2027
  Pflicht zur Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen für B2B-Umsätze im Inland für Unternehmen mit einem Vorjahres-Umsatz von mehr als 800.000 Euro.
• Ab 01.01.2028
  Pflicht zur Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen für B2B-Umsätze im Inland für alle inländischen Unternehmen

Für Kleinunternehmer und Unternehmen mit einem Umsatz von weniger als 800.000 Euro gibt es jedoch Übergangsfristen, die bis Ende 2027 reichen können, bevor die elektronische Rechnungsstellung verpflichtend wird. In dieser Zeit bleiben auch sonstige Rechnungen zulässig, sofern beide Parteien zustimmen. Rechnungen in einem strukturierten Format ausgestellte Rechnung Die Formate der E-Rechnung ermöglichen eine automatische und elektronische Verarbeitung.

7. Die wichtigsten Fragen nochmal kompakt und klar!

• Was bedeutet E-Rechnungspflicht ab 2025? Ab 2025 müssen Unternehmen alle Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format auszustellen und zu empfangen.
• Welche Vorteile bietet die elektronische Verarbeitung? Die strukturierte elektronische Verarbeitung erhöht die Effizienz und reduziert Fehler.
• Welche Formate sind zugelassen? Die Formate XRechnung und ZUGFeRD entsprechen den gesetzlichen Anforderungen.
• Was passiert mit unstrukturierten Rechnungen nach 2025? Rechnungen, die nicht im strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden, gelten ab dann nur noch als “sonstige Rechnungen” und erfüllen nicht die gesetzlichen Anforderungen.
• Wie funktioniert der Umgang mit E-Rechnungen für Kleinunternehmer? Kleinunternehmer sind derzeit von der Pflicht zur Ausstellung befreit, müssen aber E-Rechnungen empfangen und elektronische Rechnungen empfangen können.

Fazit: Warum Du mit der E-Rechnung gut aufgestellt bist

Die E-Rechnung markiert einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienz. Auch wenn die Umstellung auf den ersten Blick aufwändig erscheint, wirst Du schnell von den Vorteilen profitieren: weniger Papier, automatisierte Prozesse und eine ordnungsgemäße Rechnungsstellung. Wir bei hosting.de haben XRechnung schon vor Jahren implementiert. Wollt Ihr Eure Rechnung jetzt auch als XRechnung empfangen? Dann wendet Euch gerne an unser Support-Team.
Und solltet Ihr generell Fragen zur Abrechnung haben, schaut doch mal bei unserem Helpdesk vorbei.